Cuando en una comunidad de propietarios o más concretamente un presidente desbordado por los problemas de la misma, por la falta de tiempo debido a sus obligaciones laborales o personales, se plantea la contratación de un administrador de fincas, la primera pregunta que se le viene a la cabeza suele ser: ¿En qué va a consistir su trabajo? ¿Cuáles son sus obligaciones y funciones dentro de la comunidad? ¿Tiene libertad absoluta para disponer de los fondos de la comunidad? ¿Puede cualquier persona dedicarse a administrar comunidades? Sigue leyendo y te lo contamos todo…
El día a día de un administrador de fincas aglutina todos los campos y asuntos habidos y por haber. Entre ellos los relacionados con el ámbito económico, fiscal, laboral, social, psicológico, de mediación y un largo etcétera que cuando menos te lo esperas surge como problema o necesidad dentro de una comunidad de propietarios.
¿Cuáles son las funciones principales de un administrador?
Independientemente del grado de complejidad del asunto o gestión específica a tramitar dentro del funcionamiento de una comunidad de propietarios, las funciones principales, que sirven para elegir y valorar un buen despacho de administración son las siguientes:
- Llevanza periódica y preparación con antelación de la contabilidad para posterior presentación a la Junta un plan de gastos previsible.
- Velar por el buen régimen de la casa y de la comunidad y formular las advertencias necesarias y oportunas para su cumplimiento, preparándose con la debida antelación.
- La Junta conferirá a la administración los poderes que considere oportunos en cuanto a la disposición de fondos, aprobación de trabajos de conservación y mantenimiento, relaciones con proveedores…
- Actuar como secretario de la Junta, presidente de la comunidad de vecinos y custodiar la documentación de la comunidad.
- Atender a la conservación de la edificación, informando a los propietarios de las medidas necesarias.
- Ejecutar los acuerdos alcanzados en Junta, ya sea en materia de obras, realizar pagos y cobros, etcétera.
Muy recomendable es que el administrador contratado por la comunidad sea colegiado. El principal motivo por ser una garantía de responsabilidad y tranquilidad en la realización de sus funciones (siempre informado y asesorado por el colegio de administradores de su ciudad).
¿Por qué contratar a un administrador de fincas colegiado?
- Planifica, organiza y supervisa tu comunidad: Seguimiento de incidencias; Conservación, reparación y obras; gestión de suministros…
- Lleva a cabo acciones para a velar por las zonas comunes de tu comunidad para que estén disponibles y en perfecto estado de disfrute, siempre con antelación y sometidas al régimen de la comunidad.
- Actúa en el caso como secretario en las Juntas de Propietarios de manera eficaz. Notifica y redacta las actas, custodia de documentación.
- Trabaja para conseguir las mejores condiciones en los contratos de servicios y mantenimiento de la comunidad, casas y sus instalaciones. Un administrador de fincas es una fuente de ahorro para las comunidades en materia de seguros, mantenimiento de ascensores, limpieza de zonas comunes, pequeñas reparaciones, portería, piscinas…
- Gestiona y controla la tesorería y el presupuesto económico de la comunidad.
- Gestiona los trámites administrativos y las obligaciones tributarias de las comunidades (impuestos y tasas al día, obligaciones con Hacienda)
- Asesoramiento jurídico, fiscal, laboral, técnico o económico.
- Planifica y ejecuta los acuerdos aprobados en Junta.
- Resuelve conflictos entre propietarios, con otras comunidades y con proveedores, atendiendo a la ley de propiedad horizontal.
- El administrador colegiado tiene el respaldo de los Colegios profesionales territoriales y de la marca. Este respaldo garantiza su solvencia, eficacia y responsabilidad. Además de encontrarse en continua formación y actualización profesional con las instalaciones y servicios.
Además de todas estas funciones, un administrador de fincas que ha estado en los colegios de la comunidad de propietarios le puede asesorar en asuntos de cualquier índole a nivel particular o personal.
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